Em um mundo cada vez mais digital, as empresas precisam encontrar meios de se organizar melhor virtualmente, usando ferramentas e métodos que aumentam a produtividade e facilitam a rotina de trabalho em toda a organização. Nesse sentido, o Enterprise Resource Planning (ERP), ou sistema de gestão integrada, se torna um recurso essencial Mas para isso, é necessário identificar o ERP ideal.
Com um sistema ERP, os gestores conseguem ter uma visão global da organização, facilitando não só o processo produtivo do dia a dia, mas também a tomada de decisões importantes para o futuro do negócio. É a maneira perfeita de ver como todos os setores do negócio estão funcionando, entendendo a rotina de uma forma completa.
Porém, para ter sucesso com um sistema ERP, é necessário escolher aquele que mais se encaixa no que você precisa. É sobre isso que vamos falar hoje. Neste artigo, vamos mostrar como escolher o ERP ideal para o seu negócio. Confira!
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Escolha o ERP ideal para a sua área de atuação
Existem muitos estilos, modelos e versões de sistemas ERP no mercado. Todos são úteis para alguma coisa, mas quase nenhum consegue se encaixar em todos os modelos de empresa. É preciso ser específico na hora de escolher o ERP certo para você.
No mercado, você encontra sistemas ERP voltados para o varejo, indústria, serviços, logística, entre outras funções. Portanto, cabe a você escolher aquele modelo que mais se encaixa com o que a sua empresa faz. Em alguns casos, é possível personalizar e pegar as melhores funções de cada, mas caso não seja possível, escolha o que tem mais utilidade.
Considere o custo-benefício
Antes de implementar o ERP, é importante fazer diversos cálculos, tanto com o seu departamento financeiro, quanto na gestão de projetos. Para escolher o sistema certo, é importante que o custo-benefício valha a pena, ou seja, que os custos para manter o ERP não atrapalhem a sua organização.
A mensalidade deve valer a pena e o retorno deve ser positivo. Por isso, é importante avaliar todas as variáveis antes de escolher o seu ERP, até mesmo para saber se você de fato precisa da versão completa. O custo-benefício, portanto, é um elemento fundamental.
Determine quais são as funcionalidades que você realmente precisa em um ERP ideal
Um sistema ERP é carregado de funcionalidades. Algumas, sequer serão usadas pelas empresas ao longo do tempo, ou serão acionadas raramente. Por isso, antes de escolher o seu sistema, é importante avaliar se todas as funções são úteis para você.
Para fazer essa avaliação, não basta olhar os departamentos da sua empresa de longe. É preciso conversar com quem está na ponta, realizando as principais atividades do dia a dia do negócio, para saber onde estão os problemas de produtividade, o que poderia ser mais ágil, onde está o desperdício de recursos, etc.
Desta forma, fica fácil escolher as funcionalidades que vão resolver os principais problemas, dispensando assim as funções que são desnecessárias, ou que não geram tanto resultados quanto o esperado.
Pense na escalabilidade
A escalabilidade do sistema ERP é um outro fator determinante para a sua escolha (ou ao menos deveria ser). Infelizmente, muitas empresas não levam isso em conta e acabam saindo prejudicadas no longo prazo.
Se você tem uma empresa menor, com poucos funcionários, não é necessário ter um sistema ERP completo e cheio de funções. Porém, com o crescimento do seu negócio, certamente será necessário expandir o número de funções e até mesmo o alcance do sistema.
Por isso, é essencial que seu sistema ERP tenha escalabilidade, ou seja, possa ser ampliado facilmente, de acordo com o crescimento da sua empresa, sem problemas e sem grandes interrupções. É preciso que ele se adapte ao seu negócio sem gerar custos altos de manutenção para o caixa.
Acompanhe o processo de implantação, antes mesmo do começo
Na hora de escolher o sistema ERP certo para o seu negócio, é importante pensar na implantação antes mesmo de ela acontecer. Quantos setores serão afetados? Quais funcionários terão mais dificuldade para se adaptar? A mudança será positiva para todos os envolvidos? Quando é o momento ideal de começar a implantação, com base no fluxo atual ou revitalizando seus processos para suportar o novo ERP?
Tudo isso deve ser considerado na hora de escolher o ERP certo para o seu negócio, porque ele não pode parar. O ideal é que a transição seja feita da forma mais simples possível, sem grandes transtornos. É uma mudança que vem para tornar tudo mais fácil e menos burocrático, em todos os setores.
Por isso, na hora de escolher o ERP certo, além do custo-benefício e das funcionalidades, é importante focar também na facilidade da implantação, avaliando se há um treinamento fácil de ser feito, se a adaptação dos processos será funcional.
Avalie os resultados
Por fim, não tem segredo: avalie os resultados! O sistema ERP é feito de testes, tentativas e acertos. Nem todos os colaboradores se adaptam totalmente no primeiro momento, mesmo com um excelente treinamento. É preciso estar pronto para contornar isso e a melhor forma é colher feedback de todos os colaboradores.
Escute opiniões, veja onde o sistema pode melhorar, atualize os seus indicadores de resultados… tudo isso vai te ajudar a entender como o ERP está funcionando para você e para seu negócio, facilitando o trabalho de atualização e manutenção. Lembre-se: o ERP gera uma atualização nos processos e pode melhorar suas práticas, mas podem existir processos críticos em cada negócio, que devem ser levados em conta antes da escolha do sistema.
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