O processo de implementação de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, conhecido como ERP, é fundamental para empresas que querem se modernizar, reduzir custos, agilizar processos e, basicamente, se tornarem mais competitivas de uma forma geral.
Entretanto, para migrar para um sistema ERP de forma eficiente e funcional, é preciso tomar algumas medidas em relação à estrutura do negócio. Com uma empresa desorganizada em seus processos internos, adaptar a rotina de trabalho se torna uma tarefa muito difícil. É aí que entra o trabalho de gestão de projetos, fundamental em todos os momentos de uma empresa.
A DSM Solutions realiza tanto o serviço de implantação do ERP, quanto o gerenciamento de projetos. Por isso, neste artigo, vamos falar da relação entre esses dois temas, destacando a importância que o gerenciamento de projetos tem na implantação dos sistemas de gestão. Confira!
O que é o gerenciamento de projetos?
Antes de falar diretamente sobre os sistemas ERP e seus benefícios para as empresas, vamos explicar tudo sobre o conceito de gestão de projetos, que se tornou uma das práticas administrativas mais importantes do mundo moderno e consequentemente, um dos cargos mais valorizados em empresas.
A gestão de projetos é uma atividade que tem como objetivo aumentar a eficiência dos projetos contratados por uma empresa. É um trabalho de planejamento, organização, monitoramento e fiscalização de tarefas, que visa a entrega completa do serviço, dentro do prazo pré-estabelecido.
De forma prática, podemos dizer que o gestor de projetos é o profissional que cuida dos prazos de uma empresa. Mais do que isso, é quem distribui e fiscaliza as tarefas de um determinado projeto, fazendo o acompanhamento para garantir que elas serão entregues no tempo em que o cliente precisa.
Para ilustrar melhor a forma em que esse serviço funciona, vamos usar como exemplo a nossa consultoria de gestão em projetos, que funciona nas seguintes etapas:
- Iniciação: identificação de todas as partes interessadas no projeto e os seus principais requisitos e demandas;
- Planejamento: desenvolvimento do plano do projeto, definindo assim a maneira em que ele será executado, controlado e encerrado;
- Execução: orientação dos colaboradores, gerenciamento e execução do projeto, garantindo a entrega de qualidade de toda a equipe;
- Monitoramento: acompanhamento de todas as fases do projeto, por meio de ferramentas tecnológicas e técnicas de gestão. Nessa fase, o objetivo é identificar possíveis falhas ou atrasos na produção, para oferecer o suporte que os colaboradores precisam, propondo soluções que vão tornar as tarefas mais dinâmicas e agilizar a entrega do projeto;
- Encerramento: acompanhamento final das entregas, sejam elas parciais ou completas, garantindo a homologação de todo o projeto, seguindo todas as métricas de qualidade.
Com o gerenciamento de projetos, as empresas conseguem realizar suas atividades de forma mais organizada e eficiente. Todas as equipes conseguem fazer seu trabalho de forma coordenada, garantindo uma melhor sinergia entre empresa, equipe e cliente final.
Porém, a gestão de projetos não é útil apenas para a entrega de produtos e serviços para clientes. Ela também é fundamental para o funcionamento de processos internos, como a implantação de um sistema ERP.
Como implementar o ERP na minha empresa de forma eficiente?
A implantação de um sistema ERP passa por diversas etapas e todas devem ser muito bem planejadas. É aqui que entra a gestão de projetos. Antes mesmo da migração para o novo sistema começar, é necessário fazer um planejamento inicial, com documentação de todas as fases da mudança, considerando as necessidades do negócio.
Não é recomendado que o ERP seja implementado de uma só vez. É necessário que a equipe de gestão de projetos trabalhe junto ao time de T.I para garantir que as mudanças sejam graduais e não interfiram negativamente no fluxo de trabalho da empresa. No fim do processo, o sistema deve estar totalmente alinhado com os objetivos do negócio e com seus colaboradores.
Para isso, é importante não só planejar a mudança, por meio da gestão de projetos, mas também avaliar qual é o melhor ERP para o seu negócio. Existem diversos modelos de ERP no mercado.
Alguns contam apenas com ferramentas para o setor administrativo-financeiro, por exemplo. Outras, contam com sistemas voltados para vendas on-line. É necessário avaliar qual se encaixa melhor nas necessidades da sua rotina produtiva.
Também é importante estudar as formas de implementação de sistema ERP que são oferecidas pelo seu fornecedor. Assim, é possível entender como a mudança deve ser conduzida pelos líderes do negócio.
Formas de implementação do ERP
Existem duas formas principais de conduzir a implementação do ERP. Ambas as metodologias são extremamente funcionais e podem ser ideais para a sua empresa, dependendo do perfil que ela possui. Confira!
- Agile, ou método ágil: consiste na adaptação rápida do sistema, focando naquilo que a empresa mais precisa. É menos usada, mas costuma ser muito eficiente em alguns casos. Funciona da seguinte forma: se a empresa tem problemas na gestão financeira, por exemplo, no método Agile, a parte financeira do sistema ERP é implementada mais rapidamente, para que o problema comece a ser resolvido o quanto antes.
- Waterfall, ou método cascata: nesse método, tudo é feito de forma mais lenta e gradual, com começo, meio e fim. No Waterfall, o sistema só é implementado de fato após o desenho de todos os processos e teste de todos os programas. Você já recebe o sistema pronto, com todas as atualizações que ele precisa, mas com um tempo maior de realização.
Ambos os métodos são bons, porém, dependem da necessidade da empresa. Se o objetivo é resolver rápido problemas críticos, o Agile pode ser mais indicado.
Agora, se há a possibilidade de esperar mais, para ver um sistema completo, o Waterfall pode te atender melhor. No fim, qualquer método funciona, desde que se tenha uma boa gestão de projetos e uma equipe capacitada para atendê-lo.
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