Como é o sistema de gerenciamento da sua empresa? Os departamentos trabalham com softwares diferentes, ou todos usam o mesmo programa? Como é a comunicação da sua equipe? Se você tem problemas de gestão no seu negócio, o sistema ERP pode ser a melhor solução.
O surgimento de novas tecnologias proporcionou muitos avanços no mundo da gestão empresarial. Processos que eram manuais, hoje foram totalmente automatizados pelo mundo digital. É aí que entra o Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos da Empresa, sistema capaz de integrar todos os departamentos de uma empresa em um único espaço, facilitando a troca de informações e dados importantes.
Na prática, o ERP é um sistema integrado que inclui funções de administração, finanças, RH, marketing, vendas, entre outras, que costumam fazer parte dos departamentos de uma empresa. Ele permite que pessoas de diferentes departamentos troquem informações em tempo real, facilitando não só a comunicação, mas também diminuindo o índice de erros.
Imagina a seguinte situação: a equipe de vendas realiza uma grande transação. Em uma empresa tradicional, os recursos adquiridos nessa negociação só geram impacto no departamento financeiro após alguns dias.
Em uma empresa moderna, as mudanças são imediatas. A venda é lançada no sistema, sendo vista por todos os colaboradores, de todos os departamentos. O financeiro, o marketing, o RH… todos ficam sabendo da novidade. Desta forma, todos podem agir em cima do fato, gerando novas situações positivas para a empresa. Menos erros são cometidos, porque todos os departamentos recebem a mesma informação, ao mesmo tempo.
Esse é o grande poder do sistema ERP: ele organiza a estrutura das empresas, facilitando o processo de gestão de informações e consequentemente, a tomada de decisões. Neste artigo, vamos explicar como funcionam os sistemas ERP e quais são as melhores opções do mercado. Confira!
Origem do sistema ERP
O sistema ERP surgiu com base em um processo iniciado há mais de 100 anos. Tudo começou com Ford Whitman, um engenheiro que criou um modelo de programação de produção chamado Economic Order Quantity (EOQ). Era um conceito usado para planejar a necessidade de matéria-prima.
Depois, a empresa Black & Decker aderiu ao sistema, que mudou de nome para Material Requirements Planning (MRP). O MRP nada mais era do que a aplicação do EOQ em um computador. Depois, a metodologia seguiu evoluindo com a adição de novos módulos que tratavam de questões financeiras, gerenciamento de contratos, arquivos e muito mais.
Até que, nos anos 70, o sistema passou a incorporar outros processos de gestão, como o RH. Nos anos 90, ele finalmente foi renomeado para ERP, que é o modelo que conhecemos atualmente.
Quais são as opções disponíveis para a contratação do sistema?
Existem diversos tipos de sistema ERP. Alguns são voltados apenas para a parte mais básica da gestão, como uma espécie de plano básico. Outros, possuem especificações maiores, oferecendo mais opções para os departamentos de finanças, marketing e RH.
Também é possível adquirir um sistema básico e aprimorá-lo, adicionando novas funções no futuro. Conheça os tipos de ERP mais comercializados no mercado:
- Sistemas ERP legados: são sistemas usados antigamente, portanto, são menos atualizados e eficientes. Não são simples de obter suporte, especialmente no caso de algumas peças especiais, que em muitos casos, estão escassas no mercado;
- Sistemas gratuitos: são modelos muito básicos, por conta da gratuidade. Até ajudam na gestão empresarial, mas em alguns casos, demandam consultoria por parte dos gestores, que podem acabar optando por um sistema mais completo no futuro;
- Sistemas engessados: o próprio nome já diz. São sistemas pouco flexíveis, com funções básicas, que não acompanham o crescimento da empresa de uma forma ampla;
- Back Offices: funcionam como uma espécie de complemento ao ERP, operando a área administrativa digital. Sozinhos, não são tão impressionantes, mas quando são usados junto ao ERP, se tornam bem úteis;
- Sistemas verticalizados: geralmente são usados em lojas físicas ou franquias. Oferecem mais funcionalidades voltadas para vendas, promoções, sorteios, entre outros aspectos voltados para o lado mais comercial;
- Omnichannel: é o sistema mais completo de todos. O software trabalha com fluxo de caixa, departamento financeiro, RH, produtos… tudo o que você imaginar. São muito indicados para o varejo, pela facilidade de gerenciamento de boletos e notas fiscais.
Como o ERP atua nas empresas?
O ERP trouxe uma revolução para empresas de todos os segmentos. Com um sistema integrado, fica mais fácil corrigir erros e coordenar a produtividade do seu time. Quando um sistema mais completo é implementado, os benefícios são ainda maiores.
Empresas que trabalham com sistemas diferentes em cada departamento são muito prejudicadas. É uma prática que promove a desorganização, já que cada time terá dinâmicas diferentes de produção e entrega, que vão gerar atrasos, erros de produção, troca de informações imprecisas, entre outros problemas muito comuns no dia a dia empresarial.
Com os sistemas ERP, é possível gerenciar, ao mesmo tempo:
- controle de estoque, financeiro e vendas;
- fluxo de caixa;
- emissão de boletos, notas fiscais e relatórios.
Além disso, você consegue medir a produtividade dos colaboradores por métodos científicos, para entender onde está o tempo ocioso e como diminuí-lo. A medição de resultados é um dos pontos altos do ERP. Aderir a um sistema de gestão te dá a oportunidade de administrar a sua empresa com base em dados e relatórios concretos e não em achismos, ou opiniões que não se encaixam com a realidade.
É uma solução que serve para pequenas, médias e grandes empresas, justamente pela eficiência comprovada e pela segurança dos dados, que são armazenados em nuvem, ou criptografados.
Adotar um sistema ERP é pensar não só no presente, mas no futuro do seu negócio. É investir em uma ferramenta que pode até custar do seu bolso no início, mas a longo prazo, vai fazer com que você economize muito mais, tanto com a diminuição de erros, quanto com a redução de gastos inúteis.
Em um mundo conectado, não há como trabalhar com uma empresa que está internamente desconectada. Apenas com uma forte gestão de dados, é possível crescer e olhar em direção ao futuro.
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