É bastante comum encontrar organizações que investem em softwares de gestão com a expectativa de resolver todos os seus problemas operacionais. A promessa de controle, agilidade, organização e eficiência acaba seduzindo diversos gestores.
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Contudo, depois da implementação, os resultados não aparecem como esperado, o sistema não funciona como deveria, os relatórios são confusos, os erros continuam acontecendo, e a culpa, quase sempre, acaba caindo sobre o software.
No entanto, a verdade é que nenhum sistema de gestão realiza milagre. O problema, na maioria das vezes, não está na ferramenta em si, mas na ausência de processos bem estabelecidos e estruturados antes da implementação da tecnologia.
No conteúdo de hoje, a DSM Solutions irá explicar por que os processos precisam vir antes do ERP ou qualquer outro tipo de solução digital, como essa ordem impacta diretamente nos resultados e o que fazer para que a tecnologia realmente funcione como uma alavanca, e não como um novo problema.
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A ilusão do software como solução única
O mercado está repleto de soluções tecnológicas promissoras. ERP, CRM, plataformas de BI, automações e algumas integrações, prometem resolver tudo com poucos cliques. Isso acaba criando a falsa ideia de que a simples adoção de um software seja suficiente para transformar a gestão de uma empresa.
Porém, por mais avançado que o software seja, lembre-se que ele é somente uma ferramenta. Ou seja, ele não cria processos, não define responsabilidades, não corrige falhas operacionais nem substitui a clareza na gestão. Se os dados de entrada são ruins, consequentemente, o resultado final também será.
Colocar um software em uma operação desorganizada seria como construir uma casa nova sobre um terreno instável. Não importa o investimento, os problemas vão aparecer de outra maneira.
ERP não é solução mágica: quando o problema está na falta de processo, não no sistema
Sinais de que sua empresa está pulando etapas
- A equipe passa a reclamar que o sistema é difícil ou “não funciona”;
- Há necessidade constante de utilizar planilhas paralelas;
- O sistema gera dados, porém, ninguém confia neles;
- Os processos mudam de acordo com a pessoa que executa;
Erros, retrabalho e ruídos entre setores continuam mesmo após a implantação.
Os sinais acima, indicam que os processos não foram desenhados da maneira correta antes da adoção da tecnologia, e o sistema, por si só, não possui capacidade de corrigir esse problema.
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Como organizar os processos antes da tecnologia?
- Mapeie todos os fluxos atuais: Documente as etapas de cada setor, o que é realizado, por quem, quando e como. Identifique falhas, duplicidades e retrabalho.
- Padronize e simplifique: Estabeleça um modelo ideal, com etapas claras, defina os responsáveis e pontos de controle bem estabelecidos.
- Integre as áreas: Verifique como os processos se conectam entre departamentos. Um erro no estoque pode ocasionar problemas no comercial e no financeiro, por exemplo.
- Só então procure tecnologia Com os processos organizados, é possível selecionar (ou parametrizar) um sistema de gestão que se encaixe à realidade da empresa, e não o contrário.
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Conclusão
A tecnologia correta, aplicada no momento certo e sobre processos bem desenhados, possui um enorme potencial de transformação. Afinal, ela diminui custos, elimina os erros, melhora a produtividade e entrega dados mais confiáveis para decisões estratégicas.
No entanto, sozinha, ela não resolve. O sucesso na gestão empresarial começa antes, com processos bem definidos, claros e replicáveis. Quando esse alicerce está firme, o software deixa de ser um peso e passa a ser uma poderosa ferramenta de crescimento.