Várias empresas que implementam um Sistema de ERP, esperam ver, em pouco tempo, ganhos de eficiência, agilidade nos processos e mais controle sobre a operação. No entanto, não são raros os casos onde o sistema está instalado, porém os resultados não aparecem. Os setores continuam agindo como ilhas isoladas, os dados não batem, e os erros operacionais seguem acontecendo.
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Esse cenário possui uma explicação simples, mas que nem sempre é percebida pelos gestores! Isso porque o ERP está em uso, mas a integração entre os setores não existe na prática. E isso, acaba comprometendo toda a proposta de valor da ferramenta.
No conteúdo de hoje, a DSM Solutions irá mostrar o que acontece quando os setores de uma empresa operam de maneira desintegrada dentro do ERP, quais são os prejuízos que isso pode ocasionar e como a revitalização do sistema é capaz de resolver esse problema.
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O que significa operar de forma isolada dentro do ERP?
Na teoria, o ERP é uma plataforma integrada capaz de conectar todos os setores da empresa, indo do financeiro ao estoque e do comercial à logística. Quando bem estruturado, ele centraliza as informações, automatiza os processos e diminui falhas de comunicação.
No entanto, na prática, isso só ocorre quando os processos entre as áreas estão bem definidos e integrados dentro do sistema. Caso contrário, cada setor acaba utilizando o ERP de maneira independente, como se fosse um sistema próprio, sem comunicação com as demais áreas.
Veja alguns sinais de que isso está ocorrendo:
- O setor comercial emite pedidos, porém, o financeiro não os recebe automaticamente;
- A expedição trabalha com dados de estoque desatualizados;
- A contabilidade precisa solicitar documentos manualmente para o fiscal;
- Os dados de um setor não “conversam” com os de outro;
- Cada área possui uma maneira diferente de registrar informações.
Em resumo, o ERP vira um conjunto de módulos soltos, sem um fluxo contínuo de informação.
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Os impactos na falta de integração entre áreas
Operar com setores isolados dentro do ERP é como contar com várias engrenagens girando sozinhas, elas até se movem, mas não produzem resultado conjunto. E isso acaba gerando consequências sérias para a operação, como:
- Retrabalho e erros operacionais;
- Falta de visibilidade para a tomada de decisão;
- Perda de produtividade;
- Desalinhamento entre times;
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Por que isso acontece mesmo com o ERP instalado?
O problema não está, necessariamente, no sistema. O que acaba faltando, na maioria das vezes, é a estrutura nos processos internos e uma implantação orientada à realidade do negócio.
Várias empresas implementam o ERP com foco somente na parte técnica, sem mapear os fluxos entre áreas, sem definir regras de utilização e sem alinhar os processos à lógica do sistema. O resultado é um ERP parcialmente usado, que reflete a desorganização existente, em vez de corrigi-la.
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A revitalização como solução
O caminho ideal é investir em um processo de revitalização do ERP, como o que a DSM Solutions oferece.
A revitalização envolve:
- Diagnóstico completo de como cada setor está usando o sistema;
- Mapeamento dos processos e fluxos interdepartamentais;
- Padronização das rotinas dentro do ERP;
- Parametrizações técnicas para eliminar ruídos entre áreas;
- Capacitação dos usuários para uso correto e alinhado;
Com isso, o ERP deixa de ser somente um conjunto de módulos desconectados e torna-se um sistema vivo, que integra, organiza e impulsiona a operação como um todo.