Em algum momento de sua vida, todo gestor já ouviu que precisa “organizar os processos da empresa”. Mas você sabe o que exatamente isso significa na prática?
Vários associam o mapeamento de processos a algo mais complexo, técnico, cheio de diagramas e linguagem inacessível. A percepção faz com que boa parte das organizações adie essa etapa essencial, ou a execute de forma superficial, apenas para “cumprir tabela”.
No entanto, a verdade é que mapear os processos não precisa ser complicado. E mais: é uma das iniciativas mais valiosas para melhorar a produtividade, reduzir retrabalho, aumentar a previsibilidade e preparar a empresa para crescer de maneira segura.
Como um ERP pode reduzir custos operacionais e aumentar a lucratividade
No conteúdo de hoje, a DSM Solutions irá mostrar como o gestor/empresário pode mapear os processos da sua empresa de forma prática, eficaz e objetiva, mesmo sem ser um especialista em metodologia. Tudo isso com base em nossa experiência em consultoria de processos e implementação de sistemas de gestão empresarial.
O poder da personalização no ERP: Como adaptar o sistemas às necessidades do seu negócio
O que é mapeamento de processos
Mapear os processos significa registrar, de maneira clara e estruturada, como as atividades da empresa acontecem, do começo ao fim.
É como se você colocasse uma lupa sobre a operação e documentasse:
- Quais são as etapas de cada fluxo (exemplo: compras, vendas, atendimento, produção);
- Quem são os responsáveis por cada tarefa;
- Quais são os insumos e informações necessários em cada fase;
- Quais ferramentas ou sistemas são utilizados;
- Onde estão os gargalos, falhas, retrabalhos ou riscos.
O objetivo é enxergar de maneira clara como a empresa funciona atualmente e identificar pontos de melhoria, padronização e automação.
Integração de ERP com CRM: A chave para um melhor relacionamento com o cliente
Importância de mapear os processos
As organizações que não têm processos mapeados operam na base do improviso, da dependência de pessoas e do “jeito que sempre foi feito”. Isso acaba gerando:
- Dificuldade para treinar novos colaboradores;
- Falta de controle e previsibilidade;
- Retrabalho e erros frequentes;
- Problemas de comunicação entre os setores;
- Dificuldade para poder implementar sistemas e crescer com segurança.
Em contrapartida, quando os processos estão bem definidos, a empresa ganha em:
- Agilidade: Menos tempo perdido com dúvidas ou etapas desnecessárias;
- Padronização: Todos trabalham com os mesmos critérios e fluxos;
- Escalabilidade: Mais facilidade para crescer sem perder o controle;
- Base para a tecnologia: Sistemas de gestão funcionam melhor quando possuem processos bem estruturados por trás.
Como adaptar os ERPs às mudanças na legislação fiscal e trabalhista
Passo a passo para mapear processos na prática
Comece pelo processo mais crítico
Você não precisa mapear tudo no primeiro momento. Comece pelo processo que mais gera impacto ou dor em sua operação, por exemplo: vendas, faturamento, compras ou atendimento.
Escolher bem o primeiro processo é crucial para gerar resultado rápido e mostrar o valor do mapeamento para a equipe.
Reúna os envolvidos nos processos
O mapeamento deve refletir a realidade. Por isso, envolva quem realmente executa as atividades no dia a dia.
Convide representantes de cada etapa do processo para uma reunião, e deixe claro, que o objetivo não é apontar erros, mas sim entender como o fluxo realmente acontece.
Elementos-chave para um projeto ERP bem-sucedido
Documente o fluxo atual (AS IS)
Aqui, a ideia é montar um retrato fiel do processo como ele é hoje, mesmo que esteja cheio de falhas.
Utilize uma abordagem simples: pergunte quais são as etapas, quem realiza o quê, quando, como e com que ferramenta.
Você pode utilizar post-its, uma planilha, um fluxograma básico ou até mesmo uma lousa. O importante é visualizar a sequência lógica de atividades.
Identifique gargalos e oportunidades
Com o processo bem mapeado, comece a analisar:
- Onde existe retrabalho?
- Quais são as etapas que geram mais dúvidas ou erros?
- Existem atividades manuais que poderiam ser automatizadas?
- Existem aprovações que travam o fluxo?
- Existem informações duplicadas ou mal preenchidas?
Formalize e compartilhe
O processo redesenhado deve ser documentado e comunicado a todos os envolvidos.
Crie um documento claro, com uma linguagem acessível, e compartilhe com as equipes. Treine seus colaboradores para seguir o novo fluxo e acompanhe os primeiros dias de aplicação para garantir que tudo esteja funcionando como planejado.
ERP não é solução mágica: quando o problema está na falta de processo, não no sistema
Monitore e melhore continuamente
Mapear os processos não é algo que se faz uma vez e pronto. É um processo vivo.
Estabeleça alguns indicadores (como tempo de execução, taxa de erro ou volume de retrabalho) e monitore os resultados. Com o passar do tempo, novas melhorias vão surgir, e isso é ótimo. Significa que a empresa está em evolução.
ERP e o setor de vendas: Como aumentar a produtividade e melhorar os resultados
Conclusão
Mapear os processos não é uma tarefa exclusiva de grandes empresas, nem precisa ser um bicho de sete cabeças. Através de uma abordagem prática, objetiva e bem direcionada, qualquer gestor é capaz de começar a organizar a operação e colher resultados significativos.
Na DSM Solutions, acreditamos que o processo vem antes da tecnologia. Tendo em vista que de nada adianta investir em sistemas robustos se a base estiver desorganizada.